В 1С:ЗУП кадровик регистрирует период командировки и оплату по среднему заработку. В 1С:Бухгалтерии бухгалтер отражает выдачу аванса и подтверждённые расходы. Разбираем обе части процесса по шагам.
Важно: названия разделов и расположение команд могут отличаться в зависимости от конфигурации, релиза, интерфейса и прав пользователя. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8 редакции 3 и 1С:Бухгалтерию 8 редакции 3.0.
Что оформляется в каждой программе
1С:ЗУП
Кадровый приказ, период отсутствия, расчёт среднего заработка, НДФЛ, выплата и отражение командировки в учёте рабочего времени.
1С:Бухгалтерия
Выдача денег под отчёт, билеты и услуги, суточные, подтверждённые расходы, НДС и окончательные расчёты с сотрудником.
Как оформить командировку в 1С:ЗУП
Откройте документ «Командировка». Найдите его в разделе кадровых документов или в разделе зарплаты. Доступность команды зависит от прав пользователя.
Выберите организацию и сотрудника. Проверьте подразделение, должность и кадровые данные работника.
Укажите даты поездки. Заполните начало и окончание командировки. Проверьте количество оплачиваемых дней или часов.
Заполните место и цель. Укажите страну или город, принимающую организацию и формулировку служебного поручения.
Проверьте средний заработок. Откройте расшифровку расчёта и убедитесь, что расчётный период и учитываемые начисления определены корректно.
Укажите порядок выплаты. Выберите выплату с авансом, в межрасчётный период или вместе с зарплатой — по правилам организации и возможностям релиза.
Проверьте НДФЛ и дату выплаты. Эти данные влияют на удержание налога и отчётность.
Проведите документ. Сформируйте печатную форму приказа и передайте её на подписание по принятому в компании порядку.
Что проверить в расчёте среднего заработка
расчётный период заполнен правильно;
в базу вошли положенные выплаты;
исключаемые периоды учтены корректно;
верно определены оплачиваемые дни или часы;
учтены индексация и действующие настройки среднего заработка;
дата выплаты и НДФЛ соответствуют фактическому расчёту.
Не проводите документ вслепую. Автоматический расчёт зависит от данных информационной базы. Ошибки в кадровом учёте, начислениях или графике работы попадут в сумму командировки.
Командировка группы сотрудников
Если в поездку направляют несколько работников, в поддерживаемых версиях можно использовать документ «Командировка группы». Он помогает оформить общие параметры поездки и связанные индивидуальные документы. Проверьте, доступна ли эта функция в вашей конфигурации и релизе.
Организуем поездку, а не только документы
MIRES TRAVEL подберёт билеты, гостиницы и трансферы, обеспечит поддержку сотрудников 24/7 и передаст закрывающие документы для учёта.
Получить предложениеКак выдать аванс в 1С:Бухгалтерии
Выдачу денег сотруднику отражают как расчёт с подотчётным лицом. Конкретный документ зависит от способа выплаты:
из кассы — расходный кассовый ордер;
на банковскую карту — списание с расчётного счёта с видом операции для перечисления подотчётному лицу;
корпоративная карта — операции отражаются по настроенному в организации порядку;
прямая оплата работодателем — билеты и гостиница учитываются как приобретённые организацией услуги или денежные документы.
Как оформить авансовый отчёт по командировке
Откройте авансовые отчёты. В простом интерфейсе используйте раздел «Деньги», в полном — «Банк и касса».
Создайте «Авансовый отчёт по командировке». Выберите организацию и подотчётного сотрудника.
Укажите период и суточные. Проверьте даты поездки и правила компании.
Заполните полученные авансы. Сверьте кассовые и банковские документы, по которым сотрудник получил деньги.
Добавьте подтверждённые расходы. Внесите билеты, гостиницу, трансферы, багаж и другие согласованные затраты.
Проверьте НДС. Укажите способ учёта и документы, подтверждающие право на вычет, если оно применяется.
Сверьте итог. Программа покажет остаток аванса или сумму перерасхода.
Проведите документ. После проверки оформите возврат остатка либо возмещение сотруднику.
Какие документы приложить
авансовый отчёт сотрудника;
электронные билеты и посадочные талоны;
счёт или документ гостиницы;
кассовые чеки на согласованные расходы;
подтверждения оплаты трансфера и багажа;
визовые и страховые документы для зарубежной поездки;
служебную записку и маршрутные документы при поездке на автомобиле.
Если командировку изменили или отменили
Изменение дат сначала оформляют распорядительным документом работодателя, затем корректируют данные в 1С. При полной отмене поездки оформите приказ об отмене, зарегистрируйте отмену документа в ЗУП и отразите возврат билетов, гостиницы и неизрасходованного аванса в бухгалтерском учёте.
Частые ошибки
Создают только приказ. Кадровый документ не заменяет выдачу аванса и авансовый отчёт.
Не проверяют средний заработок. Ошибки исходных данных приводят к неправильной оплате.
Дублируют расходы. Билет, оплаченный компанией, нельзя повторно учитывать как расход сотрудника.
Проводят отчёт без подтверждений. Для расходов нужны корректные первичные документы.
Меняют даты только в программе. Сначала должно быть решение работодателя о продлении, переносе или отмене поездки.
Итоговый чек-лист
В ЗУП создан и проверен документ «Командировка».
Средний заработок расшифрован и проверен.
Сформирован приказ.
Определены дата и способ выплаты.
Аванс отражён в бухгалтерии.
Билеты, гостиница и услуги не задублированы.
После возвращения создан авансовый отчёт.
Подтверждающие документы приложены.
НДС и счета учёта проверены.
Остаток или перерасход закрыт.
Частые вопросы
Где создать командировку в 1С:ЗУП?
Документ «Командировка» находится в кадровом или зарплатном разделе. Путь зависит от интерфейса и прав пользователя.
Какой документ использовать в 1С:Бухгалтерии?
Для подтверждённых расходов используйте «Авансовый отчёт по командировке».
Рассчитывает ли ЗУП средний заработок?
Да, но бухгалтеру необходимо проверить исходные данные и расшифровку.
Что делать, если документа нет?
Проверьте конфигурацию, релиз, функциональные настройки и права доступа.
Можно ли загрузить данные из сервиса бронирования?
В отдельных версиях и конфигурациях доступна интеграция с сервисами деловых поездок. Возможности зависят от установленного решения.
Официальные источники
Материал проверен 1 октября 2026 года по документации 1С:ИТС: авансовый отчёт по командировке в 1С:Бухгалтерии 8, руководство по кассовым документам и авансовым отчётам и материалы 1С по командировкам. Перед работой учитывайте релиз и настройки своей информационной базы.